Nella cartella condivisa ci sono tre file: Listino_2026.xlsx, Listino_2026_def.xlsx e Listino_2026_def_OK.xlsx. Nessuno sa quale sia quello buono, e il collega che li ha creati è in ferie. Intanto l’azienda paga Microsoft 365, che ha tre posti diversi dove mettere i file: OneDrive, SharePoint e Teams.
La domanda “dove lo salvo?” è sensata, perché a prima vista i tre strumenti sembrano fare la stessa cosa. Non è così.
OneDrive, SharePoint e Teams: la risposta breve
OneDrive è lo spazio personale di chi lavora: bozze e file propri. SharePoint è lo spazio condiviso di un gruppo o di un reparto: i documenti che appartengono all’azienda. Teams non è un terzo archivio: i file caricati in un canale finiscono nel SharePoint del team, quelli mandati in una chat finiscono nel OneDrive di chi li invia.
Quindi le scelte vere sono due, non tre.
Le differenze tra OneDrive e SharePoint nella pratica
OneDrive: il cassetto della scrivania
OneDrive è legato alla persona. Ci stanno i file su cui lavori da solo, le bozze, i documenti che non riguardano ancora nessun altro. Se serve, li condividi con un link, uno alla volta, scegliendo chi può vederli e chi può modificarli.
Il limite è proprio questo legame. Un documento che serve a tutto l’ufficio, se vive nel OneDrive di una persona, dipende da quella persona: dai suoi link, dai suoi permessi, dalla sua presenza in azienda. Quando l’account di chi lascia l’azienda viene eliminato, il suo OneDrive resta disponibile per 30 giorni di default, salvo impostazioni diverse dell’amministratore, e poi va verso la cancellazione. Se il listino stava lì, il conto alla rovescia è già partito.
SharePoint: l’archivio del reparto
SharePoint organizza i file in siti e raccolte documenti, con permessi assegnati al gruppo e non al singolo. Chi entra nel reparto vede i documenti del reparto. Chi esce smette di vederli, e i documenti restano dove sono.
La cronologia delle versioni e la modifica contemporanea dello stesso file Excel o Word ci sono anche in OneDrive. In SharePoint però lavorano su un file che appartiene al reparto: resta uno solo, le versioni precedenti si recuperano da lì e i suffissi “_def” e “_OK” non servono più, anche quando chi l’ha creato cambia ufficio.
Teams: la porta d’ingresso
Chi usa Teams usa già SharePoint, spesso senza saperlo. Quando apri la scheda Condivisi di un canale Teams (File, nell’app per smartphone), stai guardando una cartella di SharePoint: Teams la mostra dentro la conversazione, ma l’archivio è quello.
Con le chat funziona in un altro modo. Un file mandato in chat, anche di gruppo, viene salvato nel OneDrive di chi lo invia e condiviso solo con i partecipanti di quella chat. Ed è qui che nascono molti file “spariti”: la versione finale del preventivo girata in chat privata non è nell’archivio del team, è nel OneDrive di un collega.
Quando usare OneDrive, quando SharePoint
Il criterio pratico è una domanda sola: di chi è questo file?
- È mio, ci sto lavorando da solo: OneDrive.
- È del reparto o dell’azienda: SharePoint, passando dal canale Teams se il team usa Teams.
- Serve per una discussione veloce: la chat va bene, ma la versione definitiva si carica nel canale.
E ogni file condiviso ha un posto solo. Altrimenti il problema dei tre listini si ripresenta identico, solo in un posto più moderno.
C’è anche un effetto collaterale che conviene conoscere. Gli strumenti AI integrati in Microsoft 365, come Copilot, lavorano sui documenti a cui hai accesso. Un archivio ordinato in SharePoint è anche la base su cui l’AI trova le informazioni giuste, mentre un archivio sparso tra chat e cartelle personali le restituisce sparse. Chi sta valutando ChatGPT o Copilot per l’ufficio farebbe bene a guardare prima come sono organizzati i file.
Domande frequenti
Posso vedere i file di SharePoint dentro Esplora file, come una cartella di rete?
Sì. Microsoft oggi consiglia il comando Aggiungi collegamento a I miei file: la cartella di SharePoint compare nel tuo OneDrive e quindi in Esplora file. In alternativa c’è il comando Sincronizza. In entrambi i casi si lavora come su una cartella normale e le modifiche vengono salvate in SharePoint.
Se elimino un file dal canale Teams, lo perdo?
Non subito. Il file eliminato finisce nel cestino del sito SharePoint collegato al team, da dove si può ripristinare. Per i file che hanno solo subito modifiche sbagliate, invece, conviene usare la cronologia delle versioni e tornare a quella precedente senza eliminare nulla.
OneDrive e SharePoint sono inclusi nell’abbonamento Microsoft 365?
Nei piani Business Basic, Standard e Premium sì. Microsoft 365 Apps for business invece include OneDrive ma non SharePoint. Teams dipende dalla versione: in Europa esistono anche versioni senza Teams. Prima di organizzare l’archivio conviene controllare la licenza sulla pagina di confronto dei piani.
Scritto con l’aiuto dell’AI, rivisto e firmato da Mauro Milesi.
