L’approvazione di un documento, in molte aziende, funziona così: qualcuno manda un’email con l’allegato, il responsabile risponde “ok”, e la conferma resta sepolta in una casella di posta. Mesi dopo serve dimostrare chi ha approvato cosa e quando, e comincia la caccia.
Un flusso di approvazione automatico risolve il problema alla radice: il documento passa da un percorso tracciato, e l’approvazione resta scritta dove si può ritrovare.
Cosa serve prima di cominciare
Tre decisioni, prima di aprire Power Automate. Se le prendi mentre costruisci, il flusso viene storto.
Dove vivono i documenti. Serve una libreria SharePoint, o una cartella in Teams che è la stessa cosa. Non funziona con documenti sparsi nelle cartelle personali di ognuno.
Chi approva cosa. Un approvatore fisso è il caso semplice. Uno che dipende dal tipo di documento o dall’importo è il caso vero, e va scritto prima in una tabella, non deciso volta per volta.
Cosa succede dopo il sì e dopo il no. Sembra ovvio e non lo è. Dopo il sì: il documento si sposta? cambia stato? parte una notifica a qualcun altro? Dopo il no: torna a chi lo ha caricato con la motivazione, o resta fermo?
Il flusso, passo per passo
Passo 1: la colonna di stato. Nella libreria SharePoint aggiungi una colonna Stato approvazione di tipo scelta, con tre valori: In attesa, Approvato, Respinto. Imposta In attesa come valore predefinito: senza questo, un documento appena caricato ha la colonna vuota e il flusso del passo successivo non parte mai. È il posto dove l’informazione resterà quando l’email sarà sepolta.
Passo 2: l’evento che fa partire tutto. In Power Automate, nuovo flusso cloud automatizzato. Il trigger da cercare si chiama “Quando un file viene creato o modificato (solo proprietà)”: le parole fra parentesi contano, perché è l’unico che restituisce le colonne della libreria, e senza quelle non puoi leggere lo stato. L’altro trigger dal nome simile, quello “in una cartella”, è deprecato e restituisce il contenuto del file.
Poi serve impedire che il flusso richiami se stesso: al passo 5 aggiornerà la colonna, e quella modifica lo fa ripartire. La contromisura non è una Condizione dentro il flusso, che lo farebbe comunque partire a vuoto ogni volta consumando quota, ma una condizione di attivazione nelle impostazioni del trigger: così l’esecuzione non parte proprio se lo stato non è In attesa. È il modo in cui Microsoft dice di evitare questo anti-pattern, ed è il modo più comune in cui questo tipo di flusso si rompe.
Passo 3: chi deve approvare. Se è fisso, lo scrivi. Se dipende da un criterio, qui va la logica che lo determina: una condizione sul tipo di documento, o una ricerca in una lista di corrispondenze.
Passo 4: l’azione di approvazione. Power Automate ha un’azione dedicata, “Avvia e attendi un’approvazione”, che manda la richiesta e aspetta la risposta. Chi approva la riceve via email e nel centro approvazioni, e può rispondere da lì senza aprire niente. Anche da Teams, ma solo se nel vostro tenant è disponibile l’app Approvals: non darlo per scontato, verificalo prima di dire ai colleghi dove guardare.
Nel testo della richiesta metti sempre tre cose: il nome del documento, un link diretto, e chi lo ha caricato. Una richiesta di approvazione senza link è una richiesta che resta lì.
Passo 5: cosa fare della risposta. Una condizione che separa il sì dal no. Sul sì: aggiorna la colonna a Approvato e, se serve, sposta il file. Sul no: aggiorna a Respinto e gira a chi lo ha caricato la motivazione, che l’azione restituisce insieme alla risposta.
Passo 6: il caso in cui nessuno risponde. Questo è il passo che quasi tutti saltano, ed è quello che rende il flusso affidabile invece che teorico.
Non esiste un campo “scadenza”: si usa il Timeout, nelle impostazioni dell’azione, con una durata in formato ISO 8601 (PT48H per due giorni). Poi si aggiunge l’azione successiva e le si dice, in Configura esecuzione dopo, di partire quando la precedente è scaduta: lì dentro va il sollecito, o il passaggio a un secondo approvatore.
Da sapere: un’approvazione in attesa scade comunque da sola dopo 30 giorni, che è il limite del servizio.
Come si prova senza fare danni
Costruiscilo su una libreria di prova, con te stesso come approvatore per i primi giri.
Poi prova tre casi: uno normale, uno in cui l’approvatore dice no, uno in cui nessuno risponde. Il primo funziona quasi sempre al primo colpo; gli altri due sono quelli che mostrano i buchi. Solo dopo sposta il flusso sulla libreria vera e cambia gli approvatori.
Cosa non provare a fare
Approvazioni a più livelli al primo tentativo. Funzionano, ma raddoppiano i casi da gestire. Fai andare quella a un livello per qualche settimana, poi aggiungi.
Sostituire una decisione con una regola. Se l’approvazione richiede giudizio, il flusso porta il documento davanti a una persona, non decide al posto suo. Si automatizza il percorso, non la decisione.
Costruirlo senza dirlo a chi approva. Il modo più veloce per farlo fallire è che l’approvatore riceva una notifica strana da un sistema che non conosce, e la ignori.
Quando non vale la pena costruirlo
Se le approvazioni sono due al mese e l’approvatore siede nella stanza accanto, il flusso è più lavoro di quello che toglie.
Se il criterio di approvazione cambia di continuo, ogni cambio è una manutenzione al flusso, e il flusso diventa un motivo per non cambiare il criterio.
Cosa ci guadagni davvero
Il tempo risparmiato non è il punto, ed è poco. Quello che cambia è che l’informazione su chi ha approvato cosa smette di vivere nelle caselle di posta e inizia a vivere accanto al documento. Fra sei mesi, quando serve, è lì.
La procedura ufficiale, con gli screenshot, sta su Attivare le approvazioni da una raccolta documenti SharePoint. E se il dubbio è se convenga automatizzare questo processo o guardarlo prima, come capire se un processo aziendale è automatizzabile con l’AI mette in fila le domande giuste. Sul quadro generale dello strumento e dei suoi costi c’è automatizzare con Power Automate: la guida per chi non è tecnico.
Un flusso di approvazione ben fatto non si nota. Si nota solo quando manca, il giorno in cui qualcuno chiede chi aveva detto di sì.
