Se chiedi ai dipendenti di una PMI perché Excel fa perdere tempo, la risposta è quasi sempre la stessa: “È complicato.”
Non è vera.
Ho tenuto corsi Excel in centinaia di aziende, da piccole realtà di Lecco e Brianza fino a qualche multinazionale. Il problema, quasi mai, è Excel. Il problema è il file che qualcuno ha costruito sette anni fa senza documentazione, che nel tempo ha accumulato fogli nascosti, formule che nessuno sa spiegare e un colore di sfondo che brucia gli occhi.
Excel non si difende. Sta lì, fermo, e prende tutte le colpe.
Il file che “funziona” è quello più pericoloso
La cosa più rischiosa in un ufficio non è il file che si rompe di continuo. È quello che funziona.
Funziona nel senso che produce un numero alla fine, nessuno sa bene come, e nessuno osa toccarlo. Ogni mese qualcuno ci lavora tre ore, lo manda in stampa, e va bene così.
Ho visto file di questo tipo ovunque: nell’amministrazione, nel commerciale, nell’ufficio acquisti. Spesso li gestisce una persona sola. Quando quella persona va in ferie, tutto si ferma.
Non è un problema di Excel. È un problema di dipendenza da una soluzione fragile costruita senza nessuna progettazione.
Il secondo errore più diffuso: usarlo come Word
Excel viene usato per fare cose che non dovrebbe fare. Liste spuntate a mano. Tabelle estetiche senza dati strutturati. Report assemblati ogni mese copiando celle da altri file, uno per uno.
In aula lo chiedo spesso: “Questo lavoro lo fate ogni mese?” Quasi sempre sì. “E ci vogliono due ore?” Più o meno.
Quelle due ore non sono colpa di Excel. Sono il segnale che il file è stato impostato nel modo sbagliato dall’inizio. Con lo stesso tempo investito una volta sola in modo corretto, quelle due ore diventano venti minuti, ogni mese, per sempre.
Cosa succede quando qualcuno impara davvero a usarlo
La cosa che mi colpisce di più nei corsi non è il momento in cui qualcuno scopre CERCA.VERT o le tabelle pivot. È il momento dopo, quando guarda il suo file e dice: “Ah. Ecco perché non funzionava.”
Excel è uno strumento potente usato male dalla maggior parte di chi lo apre ogni giorno. Non per mancanza di intelligenza, ma perché nessuno gliel’ha mai mostrato nel modo giusto, nel contesto giusto, con i propri file davanti.
Il problema non è Excel.
