Apri Outlook la mattina. Trovi 47 email. Tre richiedono risposte articolate, due hanno allegati da leggere, una è una catena di 12 messaggi che non sai da dove iniziare.
Copilot è già lì, nel tuo pannello laterale. Ma se non sai come usarlo, rimane un’icona decorativa.
Il problema concreto: lo strumento c’è, l’utilizzo no
In aula lo vedo spesso: le aziende che hanno attivato Microsoft 365 Copilot lo usano pochissimo. Non perché sia difficile, ma perché nessuno ha spiegato cosa chiedergli.
La configurazione di Copilot in Outlook richiede zero minuti da parte tua. Se il tuo amministratore di sistema ha abilitato la licenza Copilot, lo trovi già integrato. Nessun plugin, nessuna installazione separata.
Il tempo che perdi non è nella configurazione. È nel non sapere da dove partire.
Come si usa Copilot in Outlook: i 4 task principali
1. Riepilogo di una email o di una catena di messaggi
Apri una email lunga o una catena di risposte. In alto a destra trovi il pulsante “Riepilogo con Copilot” (o l’icona con la stellina).
Copilot legge tutto e ti restituisce i punti chiave in 3-5 righe: di cosa tratta, chi ha chiesto cosa, quali sono le azioni richieste.
Tempo reale: da 8 minuti di lettura a 40 secondi di lettura del riepilogo. Su 10 email lunghe al giorno, sono più di un’ora recuperata.
2. Bozza di risposta da istruzioni tue
Clicca “Rispondi” su una email. Nel campo di testo trovi l’opzione “Bozza con Copilot”.
Scrivi in linguaggio naturale cosa vuoi dire: “Conferma l’appuntamento per venerdì, chiedi se preferisce mattina o pomeriggio, tono informale.”
Copilot scrive la bozza. Tu la leggi, aggiusti se serve, invii.
Non stai delegando la relazione. Stai delegando la fatica meccanica della scrittura.
3. Adattare il tono di un testo già scritto
Hai scritto una risposta di getto, un po’ brusca. Seleziona il testo, apri Copilot e chiedi: “Rendi questo testo più professionale ma mantieni il messaggio.”
Oppure il contrario: hai una bozza troppo formale per un cliente con cui hai un rapporto diretto. “Rendi questo testo più informale, come se parlassi con un collega.”
4. Coaching sulla risposta
Questa funzione è meno nota ma molto utile. Dopo aver scritto una bozza, puoi chiedere a Copilot di valutarla: “Questa risposta è chiara? C’è qualcosa che potrebbe fraintendersi?”
Non lo uso per ogni email. Lo uso quando la posta in gioco è alta e voglio un secondo sguardo prima di premere invio.
Cosa evitare (e gli errori più comuni)
Delegare email delicate senza leggere la bozza. Copilot scrive bene, ma non conosce il tuo interlocutore. Una bozza buona tecnicamente può essere sbagliata nel contesto. Leggila sempre.
Usarlo per email brevi che scrivi in 20 secondi. Se la risposta è “Ok, confermato”, non aprire Copilot. Lo strumento guadagna dove il compito è complesso o lungo.
Aspettarsi che gestisca la tua casella in autonomia. Copilot non archivia, non risponde da solo, non decide le priorità al posto tuo. È un assistente che lavora quando gli chiedi tu di farlo.
Non verificare i dati nel riepilogo. Su email con numeri, date, impegni precisi: rileggi sempre l’originale dopo il riepilogo. I dati li sbaglia raramente, ma li sbaglia.
Quanto tempo si risparmia davvero?
Ho fatto questa domanda a diversi partecipanti ai miei corsi su Copilot, a distanza di un mese dall’attivazione.
Chi lo usa su email e catene di messaggi: 45-70 minuti al giorno risparmiati in media.
Chi non ha ricevuto formazione e lo usa in modo casuale: 5-10 minuti, se va bene.
La differenza non è nello strumento. È nel sapere cosa chiedergli.
FAQ
Copilot in Outlook è disponibile con qualsiasi abbonamento Microsoft 365?
No. Serve una licenza Copilot aggiuntiva (Microsoft 365 Copilot), che va ad aggiungersi all’abbonamento base. Il costo è di circa 30€/utente/mese. Parla con il tuo rivenditore Microsoft o con il tuo IT.
I miei dati sono al sicuro quando uso Copilot in Outlook?
Sì, nel contesto aziendale con Microsoft 365 Copilot. I dati rimangono nel tenant Microsoft della tua azienda e non vengono usati per addestrare modelli. Diverso da ChatGPT su browser, dove le garanzie di privacy sono differenti.
Posso usare Copilot anche su Outlook Web (browser), non solo sull’app desktop?
Sì. Copilot funziona sia su Outlook desktop che su Outlook Web e sull’app mobile. Le funzionalità sono le stesse, con qualche differenza nell’interfaccia.
Articoli correlati:
