Una delle domande più comuni quando si inizia a ragionare sull’AI in azienda è: “ma cosa posso automatizzare?”
La risposta onesta è: dipende. Ma ci sono criteri precisi per valutarlo, e non servono competenze tecniche per applicarli.
Le quattro domande da fare su ogni processo
Il modo più pratico per valutare se un processo è automatizzabile è farsi quattro domande.
Si ripete spesso? Un’attività che si fa una volta al mese raramente vale l’investimento di automatizzarla. Una che si fa ogni giorno o più volte al giorno è un candidato naturale.
Segue sempre le stesse regole? Se ogni caso è uguale agli altri (stessi dati in entrata, stessa logica, stesso risultato) l’automazione funziona bene. Se ogni caso richiede una valutazione diversa, molto meno.
Richiede giudizio umano? Alcune decisioni hanno bisogno di esperienza, intuizione, lettura del contesto. Quelle non si automatizzano, o si automatizzano solo parzialmente. Il confine non è sempre netto, ma di solito è percepibile.
Quanto tempo prende? Un processo che richiede due minuti alla settimana non vale la complessità di automatizzarlo. Uno che prende due ore al giorno, sì.
I segnali che indicano un buon candidato
Alcuni segnali pratici che ho imparato a riconoscere: quando qualcuno in azienda dice “lo so fare a memoria”, significa che il processo è abbastanza standardizzato da poter essere automatizzato. Quando si copia e incolla spesso tra applicazioni diverse, c’è quasi sempre spazio per eliminare quel passaggio. Quando si adatta ripetutamente lo stesso documento cambiando pochi dati, l’automazione può generarlo direttamente.
I segnali che indicano un cattivo candidato
Al contrario: quando la qualità del risultato dipende molto dall’esperienza di chi lo fa, quando ci sono eccezioni frequenti che richiedono ragionamento, quando il processo cambia spesso: l’automazione rischia di creare più problemi di quanti ne risolva.
Non tutto va automatizzato. L’obiettivo non è eliminare il lavoro umano, ma ridistribuirlo: meno tempo su ciò che è meccanico, più tempo su ciò che richiede pensiero.
Un esercizio pratico
Prendi un foglio e scrivi le dieci attività che occupano più tempo nella tua settimana lavorativa. Per ognuna, applica le quattro domande. Quasi sempre emergono due o tre processi che passano tutti i criteri.
Quelli sono il punto di partenza.
